Jak sprawdzić wykonawcę lub rzemieślnika przed podpisaniem umowy?

Znaleźli Państwo wykonawcę. Kosztorys wydaje się prawidłowy, opinie w Google są dobre, a przedstawiciel handlowy wzbudza zaufanie.

Ale jak sprawdzić, czy ten wykonawca jest naprawdę wiarygodny, zanim podpiszą Państwo umowę i wpłacą zaliczkę?

To prawdopodobnie jedna z najważniejszych weryfikacji przed rozpoczęciem prac budowlanych.

Ładna furgonetka, profesjonalna strona internetowa i pięćdziesiąt pozytywnych opinii nie pozwalają stwierdzić, czy firma jest w dobrej kondycji finansowej, prawidłowo zarejestrowana, ubezpieczona na potrzeby oferowanych prac ani czy nie boryka się z problemami administracyjnymi.

W 2026 roku znaczną część tych informacji można jednak zweryfikować. A w wielu krajach europejskich pierwsze sprawdzenia są bezpłatne.

Oto jak postępować.

1. Zawsze należy zacząć od sprawdzenia, czy firma rzeczywiście istnieje

Wydaje się to oczywiste. Jednak pierwszym krokiem przed podpisaniem kosztorysu jest sprawdzenie, czy nazwa podana w dokumencie odpowiada oficjalnie zarejestrowanej firmie.

Należy porównać w szczególności: nazwę prawną; numer przedsiębiorstwa; numer VAT; adres siedziby; tożsamość przedsiębiorcy; formę prawną; status (aktywny czy wykreślony); datę założenia; oficjalnie zadeklarowane rodzaje działalności.

Niezgodność między kosztorysem a oficjalnym rejestrem powinna natychmiast wzbudzić pytania.

Przykład: otrzymują Państwo kosztorys od „DUPONT RÉNOVATION”, ale podany numer VAT w rzeczywistości należy do „DUPONT SERVICES SRL”, której zadeklarowana działalność nie wydaje się odpowiadać proponowanym pracom. Nie świadczy to automatycznie o oszustwie, ale przed wpłatą 10.000 € zaliczki warto poprosić o wyjaśnienie.

2. Należy sprawdzić, od jak dawna firma istnieje

Firma założona sześć miesięcy temu niekoniecznie jest zła. I odwrotnie, firma istniejąca od trzydziestu lat nie jest automatycznie wiarygodna.

Jednak staż firmy jest ważną informacją. Jeśli wykonawca twierdzi: „Mamy ponad 20 lat doświadczenia”, a firma widniejąca na kosztorysie została założona osiem miesięcy wcześniej, należy poprosić o wyjaśnienie.

Może to być wynikiem zmiany formy prawnej, wznowienia działalności, przekształcenia działalności jednoosobowej w spółkę, fuzji lub utworzenia nowej struktury.

Należy również sprawdzić, o ile informacja ta jest prawnie dostępna, czy osoby zarządzające prowadziły wcześniej inne firmy budowlane, które zostały zlikwidowane lub ogłosiły upadłość.

3. Należy sprawdzić, czy firma faktycznie wykonuje oferowaną działalność

Firma oficjalnie zarejestrowana niekoniecznie posiada kompetencje do wykonania wszystkich prac.

Wykonawca może oferować dekarstwo, instalacje elektryczne, ogrzewanie, hydraulikę, izolację, montaż paneli fotowoltaicznych, hydroizolację czy kompleksowe remonty.

Należy sprawdzić, czy te rodzaje działalności rzeczywiście odpowiadają tym zadeklarowanym oraz, jeśli wymagają tego przepisy krajowe, czy firma posiada niezbędne kwalifikacje, wpisy do rejestrów lub zezwolenia.

4. Należy sprawdzić europejski numer VAT

W przypadku firmy europejskiej wewnątrzunijny numer VAT można sprawdzić za pomocą europejskiego systemu VIES.

Uwaga: ważny numer VAT nie oznacza, że firma jest w dobrej kondycji finansowej lub że jest kompetentna. To tylko dodatkowa weryfikacja.

5. Należy sprawdzić sprawozdania finansowe i sytuację finansową, jeśli są dostępne

Firma może mieć wysokie obroty, ale jednocześnie ogromne długi, bardzo niską płynność finansową, ujemne kapitały własne, kilka lat strat, opóźnienia w publikacji sprawozdań lub być w trakcie postępowania upadłościowego.

Nie trzeba być biegłym księgowym. Kilka sygnałów zasługuje na szczególną uwagę: powtarzające się straty + znacznie obniżone kapitały własne + brak publikacji sprawozdań + postępowania sądowe lub upadłościowe = ostrożność.

Ryzyko staje się szczególnie wysokie, gdy firma żąda wysokiej zaliczki.

6. Belgia: jak sprawdzić wykonawcę przed podpisaniem umowy?

Belgia dysponuje kilkoma szczególnie interesującymi narzędziami.

Banque-Carrefour des Entreprises – BCE

Pierwszą weryfikację należy przeprowadzić w Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

Public Search prowadzony przez SPF Économie umożliwia bezpłatny wgląd w liczne informacje publiczne: numer przedsiębiorstwa, nazwę, status, adres, formę prawną, datę rozpoczęcia działalności, kody działalności NACEBEL, jednostki lokalne, niektóre funkcje prawne, niektóre zezwolenia i sytuację prawną.

BCE może również informować o niektórych wykreśleniach z urzędu.

Należy bezwzględnie sprawdzić: numer BCE podany w kosztorysie musi odpowiadać firmie, z którą zamierzają Państwo zawrzeć umowę. Następnie należy sprawdzić kody działalności NACEBEL.

7. Belgia: należy sprawdzić obowiązek potrącenia – artykuł 30bis

To szczególnie interesująca weryfikacja w Belgii.

System związany w szczególności z artykułem 30bis pozwala sprawdzić, czy wykonawca działający w określonych sektorach podlega obowiązkowi potrącenia z powodu pewnych długów społecznych lub podatkowych.

Oficjalna usługa to „Check Obligation de retenue”. W 2026 roku system ten został rozszerzony o niektóre długi wynikające ze statusu socjalnego osób samozatrudnionych.

Sprawdzenia można dokonać na podstawie numeru BCE firmy lub, w niektórych przypadkach, identyfikatora firmy zagranicznej.

W przypadku długów wobec ONSS potrącenie może wynosić do 35% kwoty faktury bez VAT. W przypadku niektórych długów podatkowych potrącenie wynosi 15% kwoty bez VAT. Od czasu rozszerzenia systemu na długi socjalne osób samozatrudnionych, w odpowiednich przypadkach może również wystąpić potrącenie w wysokości 15%.

Uwaga: obowiązek potrącenia nie ma takiego samego zastosowania w przypadku osoby fizycznej, która zleca wykonanie prac na cele ściśle prywatne. Nie należy więc traktować wyniku tej weryfikacji jako automatycznej konkluzji prawnej.

W przypadku profesjonalnych zleceniodawców objętych regulacją weryfikacja powinna być przeprowadzona w szczególności przy zawieraniu umowy i przed dokonaniem odpowiednich płatności.

8. Belgia: należy również sprawdzić roczne sprawozdania finansowe

W przypadku spółek zobowiązanych do składania sprawozdań roczne sprawozdania finansowe złożone w Banku Narodowym Belgii (BNB) pozwalają na głębszą analizę.

Należy zwrócić uwagę w szczególności na: kapitały własne, wynik finansowy, zadłużenie, płynność, straty z lat ubiegłych oraz ewolucję tych wskaźników na przestrzeni kilku lat.

Jeden zły rok oczywiście nie oznacza, że firma zbankrutuje. Ale trzy lub cztery bardzo trudne lata finansowe zasługują na większą uwagę, gdy ktoś prosi Państwa o zaliczkę w wysokości kilkudziesięciu tysięcy euro.

9. Francja: jak sprawdzić rzemieślnika?

We Francji należy zacząć od sprawdzenia istnienia firmy i jej numeru SIREN/SIRET w oficjalnych rejestrach.

W przypadku niektórych prac należy również sprawdzić ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zawodowej, ubezpieczenie dziesięcioletnie (assurance décennale), gdy jest ono prawnie wymagane, okres ważności ubezpieczenia, faktycznie objęte nim rodzaje działalności, deklarowane kwalifikacje oraz certyfikat RGE, jeśli jest on niezbędny do realizacji projektu lub uzyskania dotacji.

Samo zaświadczenie o ubezpieczeniu nie wystarczy: rodzaj prac wskazany w zaświadczeniu musi odpowiadać pracom, które firma faktycznie wykona.

10. Hiszpania: Registro Mercantil i REA

W Hiszpanii w przypadku spółek należy sprawdzić informacje dostępne w Registro Mercantil.

W sektorze budowlanym ważnym narzędziem jest również Registro de Empresas Acreditadas – REA. Pozwala on zweryfikować wpis firm działających w branży budowlanej i dotyczy w szczególności określonych wymogów w zakresie zdolności do wykonywania prac i zapobiegania ryzyku zawodowemu.

11. Portugalia: należy sprawdzić IMPIC

W Portugalii szczególnie interesującą weryfikację w branży budowlanej można przeprowadzić w IMPIC – Instituto dos Mercados Públicos, do Imobiliário e da Construção.

Portal ten umożliwia w szczególności wyszukiwanie uprawnień lub certyfikatów posiadanych przez wykonawców upoważnionych do prowadzenia określonej działalności budowlanej.

12. Niemcy: Handelsregister i Handwerksrolle

W Niemczech w przypadku spółki należy zacząć od Handelsregister / Unternehmensregister.

W przypadku odpowiednich zawodów rzemieślniczych należy również sprawdzić wpis w Handwerkskammer oraz, w razie potrzeby, w Handwerksrolle.

W zależności od zawodu niektóre regulowane działalności rzemieślnicze wymagają spełnienia szczególnych warunków.

13. Holandia: KVK

W Holandii głównym punktem odniesienia jest Kamer van Koophandel – KVK. Handelsregister pozwala zweryfikować rejestrację firmy.

Należy porównać w szczególności numer KVK, nazwę, adres, osoby zarządzające, rodzaj działalności oraz historię, jeśli jest dostępna.

14. Luksemburg: RCS i Luxembourg Business Registers

W Luksemburgu należy sprawdzić Registre de commerce et des sociétés (RCS) za pośrednictwem Luxembourg Business Registers.

W przypadku niektórych działalności rzemieślniczych lub handlowych należy również sprawdzić posiadanie niezbędnych zezwoleń.

15. Włochy: Registro delle Imprese

We Włoszech kluczowym źródłem jest Registro delle Imprese.

W zależności od charakteru budowy i kontekstu zawodowego istotne mogą być również inne dokumenty, w szczególności DURC, potwierdzający regularność opłacania składek w sytuacjach, w których jest on wymagany.

16. Austria: Firmenbuch i GISA

W Austrii należy sprawdzić w szczególności Firmenbuch oraz GISA – Gewerbeinformationssystem Austria.

GISA pozwala zweryfikować informacje dotyczące zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej i zawodowej.

17. Irlandia: CRO

W Irlandii należy wyszukać firmę w Companies Registration Office – CRO.

W zależności od rodzaju prac należy również sprawdzić specyficzne systemy certyfikacji lub rejestracji, w szczególności dla niektórych instalacji elektrycznych lub gazowych.

18. Polska: CEIDG i KRS

W Polsce szczególnie ważne są dwa rejestry: CEIDG dla wielu przedsiębiorców indywidualnych oraz KRS dla spółek i innych podmiotów.

Należy również sprawdzić numer NIP i status VAT, jeśli ma to znaczenie.

19. Dania: CVR

W Danii należy wyszukać firmę w rejestrze CVR – Det Centrale Virksomhedsregister.

20. Szwecja: Bolagsverket

W Szwecji należy sprawdzić w szczególności Bolagsverket oraz, w stosownych przypadkach, status podatkowy firmy i jej rejestrację F-tax.

21. Finlandia: YTJ

W Finlandii należy użyć YTJ – Business Information System, aby wyszukać oficjalne informacje o firmie.

22. Czechy: ARES

W Czechach system ARES umożliwia wyszukiwanie informacji administracyjnych o firmach i innych podmiotach gospodarczych.

23. Rumunia: ONRC

W Rumunii należy sprawdzić ONRC – Oficiul Național al Registrului Comerțului, aby zweryfikować istnienie i oficjalne informacje o firmie.

24. Grecja: GEMI

W Grecji głównym punktem odniesienia jest GEMI – General Commercial Registry. Należy użyć numeru identyfikacyjnego firmy podanego w kosztorysie.

25. Nie znają Państwo rejestru danego kraju? Należy skorzystać z portalu europejskiego

Europejski portal e-Sprawiedliwość oferuje usługę „Wyszukiwanie przedsiębiorstwa”.

Rejestry handlowe krajów Unii Europejskiej są ze sobą połączone od 2017 roku za pośrednictwem systemu BRIS – Business Registers Interconnection System.

W zależności od dostępnych informacji system ten umożliwia dostęp do danych identyfikacyjnych firmy, jej przedstawicieli prawnych, statutu, niektórych dokumentów finansowych, kapitału zakładowego oraz różnych dokumentów z rejestru krajowego.

Jest to szczególnie przydatne, jeśli zatrudniają Państwo zagraniczną firmę do wykonania prac w swoim kraju.

26. Należy sprawdzić ubezpieczenie PRZED podpisaniem umowy

Należy poprosić o zaświadczenie i sprawdzić dokładną nazwę ubezpieczonej firmy, numer polisy, ubezpieczyciela, okres ochrony, ubezpieczone rodzaje działalności, istotne wyłączenia oraz terytorium objęte ochroną.

W razie poważnych wątpliwości należy skontaktować się bezpośrednio z ubezpieczycielem, korzystając z oficjalnych danych kontaktowych, które sami Państwo zweryfikowali.

27. Uwaga na fałszywe dokumenty

Dokumenty PDF można łatwo modyfikować. Zaświadczenie o ubezpieczeniu może być sfałszowane, odpis z rejestru może być nieaktualny, a certyfikat mógł utracić ważność.

W przypadku ważnych prac budowlanych zawsze należy preferować weryfikację bezpośrednio u oficjalnego źródła.

28. Należy sprawdzać opinie w Google… ale z głową

Należy wpisać w Google: nazwa firmy + opinie; nazwa firmy + problem; nazwisko wykonawcy + upadłość; nazwa firmy + oszustwo; nazwa firmy + spór; nazwa firmy + budowa; nazwa firmy + opóźnienie; nazwa firmy + sąd.

Opinie online stanowią informację uzupełniającą, ale nigdy nie powinny być jedynym źródłem. Należy zwracać uwagę przede wszystkim na ogólną spójność i chronologię opinii.

29. Należy przeanalizować sposób, w jaki wykonawca prosi o zaliczkę

Zaliczka nie jest niczym nienormalnym. Należy jednak zachować szczególną czujność, jeśli zaobserwują Państwo kilka sygnałów jednocześnie: bardzo wysoka zaliczka, presja na natychmiastową zapłatę, konto bankowe nieodpowiadające firmie, żądanie płatności gotówką, brak ubezpieczenia, bardzo mało szczegółowy kosztorys, niedawno założona firma, odmowa dostarczenia dokumentów lub nienaturalnie niska cena.

30. Należy sprawdzić konto bankowe przed dokonaniem płatności

Nazwa widniejąca na kosztorysie, fakturze i koncie bankowym musi być spójna.

Należy uważać na wiadomość otrzymaną na kilka godzin przed płatnością, informującą: „Zmieniliśmy bank, prosimy o wpłatę zaliczki na ten nowy numer IBAN.”

W przypadku dużej kwoty należy potwierdzić dane bankowe za pośrednictwem niezależnego kanału przed wykonaniem przelewu.

31. Należy sprawdzić również podwykonawców

Myślą Państwo, że zatrudniają firmę A, ale firma A może zlecić znaczną część prac firmom B, C i D.

Dlatego należy zapytać: „Kto faktycznie będzie wykonywał prace?”. To pytanie jest szczególnie ważne w przypadku dachu, instalacji elektrycznej, ogrzewania, fotowoltaiki, hydroizolacji, konstrukcji, usuwania azbestu i izolacji.

32. 10 weryfikacji, które należy przeprowadzić przed podpisaniem kosztorysu

Przed wpłatą zaliczki należy sprawdzić co najmniej: 1) oficjalne istnienie firmy; 2) jej numer przedsiębiorstwa i numer VAT; 3) jej aktywny status; 4) zadeklarowane rodzaje działalności; 5) staż firmy; 6) jej ubezpieczenia; 7) jej sytuację finansową, gdy informacja jest dostępna; 8) ewentualne postępowania upadłościowe lub istotne informacje prawne; 9) opinie i widoczną historię; 10) spójność kosztorysu, cen i żądanej zaliczki.

W Belgii należy dodać w szczególności sprawdzenie w BCE oraz, gdy kontekst to uzasadnia, w systemie Check Obligation de retenue – article 30bis.

33. Jakie są główne oficjalne strony do weryfikacji wykonawcy w Europie?

Kraj

Rejestr / główne narzędzie

Belgia

BCE Public Search / Check Obligation de retenue / BNB

Francja

Annuaire des Entreprises / RNE / France Rénov' pour RGE

Niemcy

Handelsregister / Unternehmensregister / Handwerkskammer

Holandia

KVK Handelsregister

Hiszpania

Registro Mercantil / REA

Portugalia

Registo Comercial / IMPIC

Włochy

Registro delle Imprese

Luksemburg

RCS / Luxembourg Business Registers

Austria

Firmenbuch / GISA

Irlandia

CRO

Polska

CEIDG / KRS

Dania

CVR

Szwecja

Bolagsverket

Finlandia

YTJ

Czechy

ARES

Rumunia

ONRC

Grecja

GEMI

Unia Europejska

e-Justice / BRIS + VIES

34. Wyszukiwania w Google, które przeprowadzają klienci przed podpisaniem umowy

jak sprawdzić wykonawcę; jak sprawdzić czy rzemieślnik jest wiarygodny; weryfikacja firmy budowlanej; sprawdzenie numeru VAT wykonawcy; wykonawca wiarygodny czy oszust; jak sprawdzić rzemieślnika przed remontem; sprawdzenie ubezpieczenia dziesięcioletniego rzemieślnika; jak sprawdzić czy firma zbankrutuje; sprawdzenie wypłacalności firmy budowlanej; opinie o wykonawcy robót; wiarygodny kosztorys budowlany; wykonawca żąda dużej zaliczki; jak sprawdzić kosztorys budowlany; tani i wiarygodny rzemieślnik; sprawdzenie firmy budowlanej Belgia; sprawdzenie wykonawcy BCE; artykuł 30bis wykonawca; sprawdzenie długów ONSS wykonawcy; sprawdzenie rzemieślnika Francja; sprawdzenie firmy budowlanej Hiszpania.

35. Cena to tylko część ryzyka

Proszę wyobrazić sobie trzy kosztorysy na te same prace: Firma A: 42.000 €; Firma B: 47.500 €; Firma C: 51.000 €. Firma A wydaje się najlepszą ofertą. Ale jeśli firma A jest bardzo nowa i ma niezweryfikowane ubezpieczenie, firma B ma ugruntowaną pozycję i odpowiednie ubezpieczenie, a firma C jest solidna, ale znacznie droższa, wybór staje się o wiele mniej oczywisty. Należy analizować jednocześnie: KOSZTORYS + CENĘ + FIRMĘ + RYZYKO.

36. Dlaczego ECV oferuje więcej niż zwykłe wyszukiwanie w Google

Wyszukiwanie firmy w Google jest przydatne. Ale konsument często musi otwierać wiele różnych stron: rejestr firm, VAT, ubezpieczenia, sprawozdania finansowe, certyfikaty, opinie, informacje administracyjne, ceny robót… a systemy różnią się w zależności od kraju. To jest właśnie logika Euro Construct Verify – ECV: pomoc w analizie kosztorysu i dostępnych informacji o firmie, zanim klient podejmie ważną decyzję finansową. Należy zadać sobie dwa pytania: CZY CENA JEST SPÓJNA? i przede wszystkim: CZY FIRMA, KTÓREJ ZAMIERZAM POWIERZYĆ MOJE PIENIĄDZE, JEST WYSTARCZAJĄCO WIARYGODNA?

37. Wniosek: należy sprawdzać przed zapłatą, a nie po

Większość konsumentów zaczyna sprawdzać swojego wykonawcę, gdy prace są już opóźnione, gdy wykonawca przestaje odpowiadać, gdy pojawiają się dodatkowe koszty lub gdy zaliczka została już wpłacona. Najlepsza weryfikacja to ta przeprowadzona przed podpisaniem kosztorysu i przed wpłatą zaliczki. W 2026 roku publiczne rejestry i systemy europejskie pozwalają na przeprowadzenie znacznie większej liczby kontroli. Kilka minut weryfikacji może zaoszczędzić miesiące postępowań sądowych i znacznych strat finansowych.

Oficjalne i europejskie źródła

• Unia Europejska – Portal e-Sprawiedliwość / BRIS: wyszukiwanie przedsiębiorstw w europejskich rejestrach krajowych.
• Komisja Europejska – VIES: kontrola ważności wewnątrzunijnych numerów VAT.
• Belgia – SPF Économie / Banque-Carrefour des Entreprises: BCE Public Search.
• Belgia – Zabezpieczenie Społeczne / Artykuł 30bis: obowiązek potrącenia.
• Belgia – SPF Finances: Check Obligation de retenue.
• Belgia – Bank Narodowy Belgii: Centralny Rejestr Bilansów / roczne sprawozdania finansowe.
• Hiszpania – Ministerio de Trabajo: Registro de Empresas Acreditadas (REA).
• Portugalia – IMPIC: weryfikacja uprawnień i certyfikatów firm budowlanych.
• Holandia – Kamer van Koophandel: KVK Handelsregister.