Jak sprawdzić, czy firma naprawdę istnieje?

Otrzymali Państwo ofertę na 18 000 €, 45 000 € lub 120 000 €.

Dokument zawiera logo, numer telefonu, adres e-mail, a może nawet numer VAT. Firma posiada stronę internetową i stronę na Facebooku ze zdjęciami z budów.

Czy to oznacza, że na pewno istnieje? Nie.

Stronę internetową można stworzyć w kilka godzin. Logo niczego nie dowodzi. Adres może być zwykłą skrytką pocztową. Numer VAT można skopiować od innej firmy.

Przed wpłatą 5 000 €, 10 000 € lub 30 000 € zaliczki, konieczna jest podstawowa weryfikacja: CZY FIRMA, KTÓRA PROSI PAŃSTWA O PIENIĄDZE, RZECZYWIŚCIE ISTNIEJE?

W 2026 roku taka weryfikacja na szczęście stała się stosunkowo prosta w większości krajów europejskich.

1. Google nie jest rejestrem firm

Pierwszy odruch wielu konsumentów: „Wpisuję nazwę firmy w Google”. Jest to przydatne, ale niewystarczające.

Firma może pojawić się w Google Maps, na Instagramie, Facebooku czy w katalogu firm, ale nie dostarczy to Państwu jasnych informacji o jej dokładnej nazwie prawnej, aktualnym statusie, oficjalnym numerze, siedzibie, dacie założenia, osobach zarządzających, zarejestrowanych rodzajach działalności ani o tym, czy zakończyła działalność.

Pierwsza weryfikacja musi więc zostać przeprowadzona w oficjalnym rejestrze.

2. W Europie należy zacząć od BRIS

Unia Europejska dysponuje systemem integracji rejestrów przedsiębiorstw (Business Registers Interconnection System – BRIS), dostępnym za pośrednictwem europejskiego portalu e-Sprawiedliwość.

W 2026 roku umożliwia on wyszukiwanie spółek zarejestrowanych w rejestrach krajów Unii Europejskiej, a także w Islandii, Liechtensteinie i Norwegii. Informacje są pobierane z rejestrów krajowych.

Można w nim wyszukać firmę na przykład po numerze przedsiębiorstwa lub numerze rejestracyjnym i uzyskać, w zależności od kraju i dostępnych danych, dostęp do informacji lub dokumentów dotyczących przedstawicieli prawnych, statutu, rocznych sprawozdań finansowych czy kapitału zakładowego.

To doskonały pierwszy filtr.

3. Jednak „znaleziona firma” nie oznacza „wiarygodnej firmy”

Firma oznaczona w rejestrze jako AKTYWNA istnieje prawnie zgodnie z zarejestrowanymi informacjami. Nie dowodzi to automatycznie, że jest wypłacalna, spłaca swoje długi, jest ubezpieczona na potrzeby Państwa budowy, posiada niezbędne kompetencje, nigdy nie porzuciła budowy ani że Państwa oferta jest prawidłowo skalkulowana.

Istnienie prawne i wiarygodność to dwie różne kwestie do sprawdzenia.

4. BELGIA: Punktem wyjścia jest Banque-Carrefour des Entreprises

W Belgii weryfikację należy rozpocząć od Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO) prowadzonego przez SPF Économie.

Public Search pozwala bezpłatnie sprawdzić wiele informacji publicznych: numer przedsiębiorstwa, nazwę, status, formę prawną, datę rozpoczęcia działalności, siedzibę, rodzaje działalności gospodarczej, niektóre zezwolenia, sytuację prawną, funkcje prawne i niektóre wykreślenia z urzędu.

Należy przede wszystkim porównać numer przedsiębiorstwa z oferty z danymi w BCE: nazwę, adres, status, działalność i opublikowane funkcje. Jakakolwiek rozbieżność wymaga wyjaśnienia przed dokonaniem płatności.

5. Belgia: Należy również sprawdzić zadeklarowaną działalność

Jeśli firma proponuje Państwu wykonanie kompletnego dachu, podczas gdy jej zarejestrowana działalność dotyczy wyłącznie handlu meblami, nie dowodzi to automatycznie oszustwa, ale z pewnością uzasadnia zadanie pytania.

Od 2025 roku BCE stosuje również nomenklaturę NACE-BEL 2025 dla odpowiednich rodzajów działalności.

6. Należy zweryfikować numer VAT w systemie VIES

Dla przedsiębiorstwa z Unii Europejskiej, które jest podatnikiem w danym kontekście, system VIES (VAT Information Exchange System) pozwala zweryfikować ważność numeru VAT nadanego przez państwo członkowskie.

Uwaga: WAŻNY NUMER VAT ≠ WIARYGODNA FIRMA. VIES stanowi dodatkową weryfikację, a nie certyfikat dobrego postępowania.

7. Pułapka podszywania się pod prawdziwą firmę

Oszust może skopiować nazwę, numer przedsiębiorstwa, numer VAT, adres, a nawet logo prawdziwej firmy, a następnie przedstawić Państwu fałszywą ofertę z własnym numerem konta bankowego.

Sprawdzają Państwo rejestr: wszystko wydaje się w porządku. Ale w rzeczywistości płacą Państwo komuś, kto posługuje się tożsamością prawdziwej firmy.

Dlatego nigdy nie należy poprzestawać na sprawdzeniu samego numeru przedsiębiorstwa.

8. Należy niezależnie porównać dane kontaktowe

W razie wątpliwości nie należy dzwonić wyłącznie na numer podany w podejrzanej ofercie.

Należy samodzielnie wyszukać dane kontaktowe firmy za pośrednictwem oficjalnego rejestru, jej oficjalnej strony internetowej zidentyfikowanej niezależnie lub jej dokumentów prawnych, a następnie poprosić o potwierdzenie, że oferta została rzeczywiście przez nią wystawiona.

Przy zaliczce w wysokości 20 000 € taki telefon może okazać się niezwykle opłacalny.

9. Konto bankowe również wymaga weryfikacji

Jeśli oferta jest wystawiona przez spółkę, ale przelew ma być wykonany na konto osobiste dyrektora, konto innej spółki lub na konto zagraniczne bez wyjaśnienia, nie należy płacić, dopóki nie zrozumieją Państwo przyczyny.

Im wyższa kwota zaliczki, tym ważniejsza staje się spójność między firmą, umową, fakturą a beneficjentem płatności.

10. FRANCJA: Należy sprawdzić numery SIREN i SIRET

We Francji należy wyszukać spółkę lub przedsiębiorcę za pomocą oficjalnych danych państwowych, w szczególności w Annuaire des Entreprises.

Należy sprawdzić numer SIREN, SIRET, nazwę, adres, status firmy i główną działalność. Dla spółek centralnym punktem odniesienia jest również Registre national des entreprises (RNE).

11. NIEMCY: Handelsregister i Unternehmensregister

W Niemczech odpowiednie spółki można wyszukać za pośrednictwem Handelsregister i Unternehmensregister.

Rejestr umożliwia m.in. wyszukiwanie po nazwie firmy lub numerze EUID. Od 1 stycznia 2024 roku dostępny jest również niemiecki rejestr zarejestrowanych spółek cywilnych (Gesellschaftsregister – GsR) dla zarejestrowanych eGbR.

Dla indywidualnego rzemieślnika należy sprawdzić dokładną formę, w jakiej prowadzi on działalność.

12. HOLANDIA: KVK Handelsregister

W Holandii punktem odniesienia jest Kamer van Koophandel – KVK.

Holenderskie firmy i organizacje figurują w Handelsregister. Bardziej szczegółowy wyciąg pozwala m.in. sprawdzić osoby zarządzające lub upoważnione do reprezentacji, datę założenia i dane adresowe.

Przed podpisaniem umowy warto zadać sobie pytanie, czy osoba stojąca przed Państwem jest rzeczywiście uprawniona do zaciągania zobowiązań w imieniu firmy.

13. HISZPANIA: Registro Mercantil

W Hiszpanii należy skorzystać z Registro Mercantil, za pośrednictwem Registradores de España.

Należy porównać razón social lub denominación social, NIF, domicilio social, administradores oraz dostępne informacje rejestracyjne.

Nazwa handlowa niekoniecznie jest nazwą prawną: zawsze należy zidentyfikować osobę fizyczną lub prawną, z którą faktycznie zawierają Państwo umowę.

14. WŁOCHY: Registro delle Imprese

We Włoszech punktem odniesienia jest Registro delle Imprese, prowadzony w systemie izb handlowych.

Należy poprosić w szczególności o denominazione, codice fiscale / partita IVA, sede legale, stato dell'impresa, l'attività oraz dane przedstawicieli. Bardziej szczegółowe informacje może dostarczyć visura camerale.

15. PORTUGALIA: Certidão Permanente

W Portugalii szczególnie przydatne jest Certidão Permanente de Registo Comercial.

Oficjalny system dostarcza aktualnych informacji o wpisach i dokumentach podmiotu, a dostęp online jest możliwy za pomocą kodu.

Przy ważnej budowie należy poprosić o informacje pozwalające na precyzyjną identyfikację firmy oraz, w stosownych przypadkach, o aktualny certyfikat.

16. LUKSEMBURG: RCS / Luxembourg Business Registers

W Luksemburgu należy wyszukać firmę w Registre de Commerce et des Sociétés (RCS), zarządzanym przez Luxembourg Business Registers.

Należy sprawdzić w szczególności numer RCS, nazwę, formę prawną, siedzibę, dostępne dane osób zarządzających lub pełnomocników oraz dostępne złożone dokumenty.

17. AUSTRIA: Firmenbuch

W Austrii odpowiednie spółki są wpisane do Firmenbuch.

Dla GmbH, AG lub innej zarejestrowanej spółki należy wyszukać w szczególności Firmenbuchnummer, Firmenname, Sitz, Geschäftsführer i Vertretungsbefugnis.

Ta ostatnia informacja pozwala m.in. dowiedzieć się, kto faktycznie ma prawo do podpisywania umów w imieniu firmy.

18. Szwajcaria: ZEFIX

Szwajcaria nie jest członkiem Unii Europejskiej. Krajowym punktem odniesienia jest ZEFIX – Zentraler Firmenindex, centralny indeks firm.

Należy sprawdzić w szczególności dokładną nazwę firmy, numer IDE/UID, siedzibę, formę prawną, status oraz osoby upoważnione do reprezentowania spółki.

19. WIELKA BRYTANIA: Companies House

Od czasu Brexitu Wielką Brytanię należy traktować oddzielnie od rejestrów Unii Europejskiej. Punktem odniesienia jest Companies House.

Wyszukiwarka pozwala sprawdzić m.in. company number, registered office, company status, nature of business (SIC), sprawozdania finansowe, confirmation statements i różne dokumenty publiczne.

Uwaga: obecność w Companies House oznacza zarejestrowane istnienie, a nie certyfikat wiarygodności.

20. IRLANDIA: Companies Registration Office – CRO

W Irlandii punktem odniesienia jest Companies Registration Office (CRO), który pozwala weryfikować irlandzkie spółki i ich dane rejestracyjne.

21. Dania: CVR

W Danii należy wyszukać firmę w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorstw – CVR, dostępnym za pośrednictwem Virk.

Należy sprawdzić w szczególności CVR number, company name, adres, status, branżę i osoby odpowiedzialne zgodnie z dostępnymi danymi.

22. SZWECJA: Bolagsverket

W Szwecji punktem odniesienia jest Bolagsverket. Należy sprawdzić co najmniej organisationsnummer, nazwę prawną, adres, formę prawną i przedstawicieli.

23. FINLANDIA: YTJ

W Finlandii podstawowe weryfikacje umożliwia Business Information System – YTJ. Należy wyszukać w szczególności Business ID (Y-tunnus) i sprawdzić, czy podmiot z oferty jest tym samym, który znaleziono w rejestrach.

24. POLSKA: KRS lub CEIDG

W Polsce rejestr zależy od formy prawnej przedsiębiorstwa. Dla wielu spółek jest to KRS – Krajowy Rejestr Sądowy. Dla wielu przedsiębiorców indywidualnych – CEIDG.

Negatywny wynik wyszukiwania w jednym rejestrze nie musi więc oznaczać, że dany wykonawca nie istnieje.

25. CZECHY: Veřejný rejstřík

W Czechach spółki należy wyszukiwać w rejestrze publicznym/handlowym dostępnym za pośrednictwem systemu Ministerstwa Sprawiedliwości. Należy sprawdzić w szczególności IČO, nazwę, siedzibę i przedstawicieli.

26. Grecja: GEMI / G.E.MI.

W Grecji punktem odniesienia jest Generalny Rejestr Handlowy – GEMI (G.E.MI.). Należy poprosić o numer GEMI firmy i porównać go z oficjalnymi informacjami.

27. Rumunia: ONRC

W Rumunii należy skorzystać z Oficiul Național al Registrului Comerțului – ONRC.

W przypadku rumuńskiego przedsiębiorcy działającego w innym kraju europejskim należy zweryfikować podmiot w rejestrze macierzystym oraz, w stosownych przypadkach, jego numer VAT w systemie VIES.

28. Pozostałe kraje Unii Europejskiej

Bułgaria: Commercial Register / Registry Agency. Chorwacja: Court Register / Sudski registar. Cypr: Registrar of Companies. Estonia: e-Business Register. Węgry: Company Information Service. Łotwa: Register of Enterprises. Litwa: Register of Legal Entities. Malta: Malta Business Registry. Słowacja: Obchodný register. Słowenia: AJPES / Slovenian Business Register.

Rejestry handlowe 27 państw członkowskich UE są połączone za pośrednictwem BRIS, co pozwala rozpocząć wyszukiwanie z poziomu europejskiego portalu e-Sprawiedliwość.

29. Norwegia, Islandia i Liechtenstein

Te trzy kraje nie są członkami Unii Europejskiej, ale uczestniczą w europejskiej usłudze wyszukiwania przedsiębiorstw za pośrednictwem BRIS.

W Norwegii krajowym punktem odniesienia jest Brønnøysund Register Centre, który pozwala m.in. wyszukać organizację po nazwie lub numerze i wyświetlić różne oficjalne informacje.

30. Firma istnieje. Teraz należy sprawdzić, czy nadal jest aktywna

Firma mogła istnieć przez piętnaście lat, a następnie zakończyć działalność, zostać rozwiązana, wykreślona, postawiona w stan likwidacji lub być objęta postępowaniem upadłościowym.

Nie należy więc szukać tylko informacji „FIRMA ZNALEZIONA”. Należy szukać: „FIRMA ZNALEZIONA + AKTUALNY STATUS”.

Europejski portal e-Sprawiedliwość zapewnia również dostęp do informacji dotyczących krajowych rejestrów niewypłacalności oraz do połączonej wyszukiwarki dla krajów uczestniczących w systemie.

31. Firma założona trzy tygodnie temu nie musi być podejrzana

Bardzo nowa firma niekoniecznie jest podejrzana, ale nie posiada takiej samej weryfikowalnej historii jak firma z długim stażem.

Należy dostosować metody weryfikacji: rzeczywiste doświadczenie osób zarządzających, ewentualna poprzednia firma, sprawdzalne referencje, ubezpieczenia, warunki zaliczki i zdolność do realizacji budowy.

32. Uwaga na firmy o nazwach łudząco podobnych do właściwych

Oszuści czasami używają nazw zbliżonych do istniejących firm. Najlepszą ochroną jest porównanie oficjalnego numeru, a nie tylko nazwy czy logo.

33. Należy sprawdzić adres

Adres siedziby w centrum biznesowym nie jest automatycznie podejrzany. Ale jeśli w rozmowie handlowej mowa jest o dużym magazynie, wielu pracownikach i znacznym sprzęcie, należy sprawdzić, gdzie faktycznie znajdują się zespoły, pojazdy i magazyn.

Rejestr dostarcza Państwu informacji; należy sprawdzić, czy przekaz handlowy jest z nią spójny.

34. Należy sprawdzić, kto może zaciągać zobowiązania w imieniu firmy

Być może negocjują Państwo z członkiem zarządu, dyrektorem, pracownikiem, niezależnym handlowcem, podwykonawcą lub pośrednikiem.

W kilku europejskich rejestrach można uzyskać informacje o przedstawicielach lub osobach upoważnionych. Należy sprawdzić, czy Państwa rozmówca rzeczywiście może zaciągać zobowiązania w imieniu firmy.

35. Metoda ECV w 60 sekund

KROK 1 — Dokładna nazwa prawna

KROK 2 — Numer firmy / SIREN / KVK / Handelsregister / Company Number / identyfikator krajowy

KROK 3 — Aktywny status

KROK 4 — Oficjalny adres

KROK 5 — Działalność zgodna z zakresem prac

KROK 6 — Osoba zarządzająca lub przedstawiciel

KROK 7 — Weryfikacja numeru VAT, jeśli dotyczy

KROK 8 — Ubezpieczenie odpowiednie do zakresu budowy

KROK 9 — Spójność danych konta bankowego i beneficjenta

KROK 10 — Weryfikacja niewypłacalności, jeśli dotyczy

Jeśli trzy lub cztery elementy się nie zgadzają: NIE NALEŻY WPŁACAĆ ZALICZKI, DOPÓKI NIE ZROZUMIEJĄ PAŃSTWO, DLACZEGO.

36. Wyszukiwania w Google używane przez konsumentów

jak sprawdzić firmę; jak sprawdzić czy firma istnieje; weryfikacja firmy po numerze vat; jak sprawdzić wykonawcę przed remontem; sprawdzenie numeru firmy; czy firma naprawdę istnieje; jak zweryfikować przedsiębiorcę; sprawdzenie firmy z belgii; bce wyszukiwarka firm; sprawdzenie firmy po numerze siret; weryfikacja firmy z francji; handelsregister firma niemcy; sprawdzenie firmy z hiszpanii; registro mercantil firma; sprawdzenie firmy z włoch; weryfikacja firmy ze szwajcarii; zefix firma szwajcaria; sprawdzenie firmy z anglii; companies house weryfikacja firmy; sprawdzenie europejskiego numeru vat; oszust budowlany; fałszywy wykonawca; fałszywa oferta firmy; jak sprawdzić czy firma jest legalna; jak sprawdzić czy firma jest aktywna.

Za wszystkimi tymi wyszukiwaniami kryje się jedno pytanie: „KOMU TAK NAPRAWDĘ DAJĘ SWOJE PIENIĄDZE?”

37. ECV: istnienie firmy to dopiero początek

Znalezienie firmy w oficjalnym rejestrze to doskonały pierwszy krok, ale to nie wystarczy.

Należy powiązać ze sobą: TOŻSAMOŚĆ FIRMY + STATUS + DZIAŁALNOŚĆ + UBEZPIECZENIE + OFERTA + CENA + SPÓJNOŚĆ TECHNICZNA + RYZYKO.

Firma może w pełni legalnie istnieć i przedstawić złą ofertę. I odwrotnie, nowy rzemieślnik może być w pełni rzetelny.

Celem jest zgromadzenie wystarczającej liczby spójnych informacji, aby podjąć rozsądną decyzję.

Wnioski: zanim zweryfikują Państwo cenę, należy sprawdzić, kto ją proponuje

Oferta na 60 000 € może wyglądać w pełni profesjonalnie: nienaganne logo, piękne zdjęcia, nowoczesna strona internetowa i pozytywne opinie.

Ale zanim zadadzą sobie Państwo pytanie: „Czy 60 000 € to dobra cena?”, należy zacząć od: „KTO ŻĄDA ODE MNIE TYCH 60 000 €?”

Należy sprawdzić oficjalny rejestr, numer, status, adres, działalność, rozmówcę, numer VAT, jeśli ma zastosowanie, a przede wszystkim upewnić się, że wszystkie te informacje tworzą spójną całość.

Problemy często pojawiają się właśnie wtedy, gdy informacje te zaczynają być ze sobą sprzeczne.

Oficjalne źródła europejskie i krajowe

• Unia Europejska — Europejski portal e-Sprawiedliwość / BRIS: wyszukiwanie przedsiębiorstw w połączonych rejestrach.
• Komisja Europejska — VIES: weryfikacja europejskich numerów VAT.
• Belgia — SPF Économie / BCE Public Search.
• Francja — Annuaire des Entreprises / Registre national des entreprises.
• Niemcy — Handelsregister / Unternehmensregister.
• Holandia — Kamer van Koophandel (KVK).
• Hiszpania — Registro Mercantil / Registradores de España.
• Włochy — Registro delle Imprese.
• Portugalia — Certidão Permanente de Registo Comercial.
• Luksemburg — Registre de Commerce et des Sociétés / Luxembourg Business Registers.
• Austria — Firmenbuch.
• Szwajcaria — ZEFIX.
• Wielka Brytania — Companies House.
• Irlandia — Companies Registration Office (CRO).
• Norwegia — Brønnøysund Register Centre.
• Unia Europejska — Portal e-Sprawiedliwość: rejestry niewypłacalności.